Đối với mỗi nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi doanh nghiệp có sự thay đổi đều có những lưu ý và quy định riêng của pháp luật. Để việc thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh đúng luật cũng như tránh được các rủi ro pháp lý phát sinh liên quan thì doanh nghiệp cần phải quan tâm đến những lưu ý sau khi thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh.
Nội dung thay đổi đăng ký kinh doanh
Khi thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chỉ còn ghi nhận 4 nội dung như sau:
- Tên doanh nghiệp;
- Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp
- Vốn điều lệ của doanh nghiệp
- Thông tin người đại diện theo pháp luật (Đối với Công ty TNHH còn có thêm thông tin về thành viên công ty).
Những lưu ý cơ bản khi thay đổi đăng ký kinh doanh
Lưu ý đối với việc thay đổi tên doanh nghiệp
Lưu ý về tên mới của doanh nghiệp
- Tên mới của doanh nghiệp không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký.
- Doanh nghiệp thay đổi tên cần chú ý đến việc thiết kế lại nhãn hiệu, đăng ký nhãn hiệu và thiết kế lại bộ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp. Do đó khi lựa chọn tên mới cần thực hiện đồng thời tra cứu và đăng ký nhãn hiệu mới.
Các thủ tục phải thực hiện sau thay đổi tên công ty
- Khắc lại con dấu pháp nhân;
- Thông tin doanh nghiệp trên Giấy chứng nhận hoạt động của địa điểm, chi nhánh, Văn phòng đại diện.
- Thông tin chứ ký số; hóa đơn;
- Thông tin đăng ký tài khoản ngân hàng;
- Các hợp đồng, văn bản với đối tác;
- Các giấy phép đủ điều kiện kinh doanh: Giấy phép lữ hành, Giấy phép kinh doanh, Giấy phép vận tải, Văn bằng nhãn hiệu, …
- Làm lại biển công ty và treo tại địa chỉ trụ.
Xem thêm về: Dịch vụ, thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh công ty TNHH
Lưu ý sau khi thay đổi tên doanh nghiệp
- Hiện nay điểm khác biệt là khi doanh nghiệp có nhu cầu khắc dấu pháp nhân mới với tên công ty mới thì doanh nghiệp có quyền lựa chọn số lượng, hình thức con dấu và thậm chí được quyền giữ lại con dấu cũ với tên công ty cũ. Đây thực sự là bước đột phá trong quy định của Luật Doanh nghiệp 2020. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp. Sở Kế hoạch và đầu tư không đăng tải mẫu dấu lên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và Doanh nghiệp không phải làm thông báo với Sở KHĐT khi thay đổi mẫu dấu.
- Tên doanh nghiệp là nội dung rất quan trọng của doanh nghiệp, tên doanh nghiệp không chỉ gắn với thương hiệu của doanh nghiệp mà còn thể hiện trên rất nhiều văn bản, giấy phép khác. Khi thay đổi tên doanh nghiệp, trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không thể hiện tên cũ. Doanh nghiệp có thể bị vướng mắc về tài liệu chứng minh doanh nghiệp tên cũ và tên mới cùng là một doanh nghiệp.
Lưu ý khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính
Lưu ý lựa chọn trụ sở chính
- Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định cụ thể, rõ ràng để có thể liên lạc qua dịch vụ bưu chính. Trong trường hợp không thể liên lạc được với doanh nghiệp bằng trụ sở chính, doanh nghiệp có thể bị khóa mã số thuế.
- Ngoài ra, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp không được đặt tại chung cư có chức năng để ở. Cơ quan đăng ký doanh nghiệp không cấp Giấy phép đăng ký kinh doanh đối với doanh nghiệp đặt tại căn hộ nhà chung cư không có chức năng thương mại bởi vì những căn hộ này không có chức năng kinh doanh.
- Nếu doanh nghiệp muốn chuyển trụ sở chính khác quận phải thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại chi Cục thuế hiện tại. Sau khi có kết quả xác nhận nghĩa vụ thuế của chi Cục thuế cũ, doanh nghiệp bắt đầu thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
Sau khi thay đổi trụ sở chính cần thực hiện các thủ tục
- Thông báo về sự thay đổi với các cơ quan, đối tác liên quan để ghi nhận địa chỉ mới nhằm thống nhất sử dụng địa chỉ trong chứng từ giao dịch, đặc biệt là hóa đơn chứng từ thuế, sao kê ngân hàng;
- Thay đổi thông tin trên hóa đơn;
- Thay đổi thông tin địa chỉ trên giấy chứng nhận hoạt động của địa điểm kinh doanh, chi nhánh, văn phòng đại diện;
- Thay đổi thông tin địa chỉ trên các giấy phép đủ điều kiện kinh doanh.
- Làm lại biển công ty và treo tại địa chỉ trụ sở mới.
Lưu ý khi thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh
Lưu ý khi áp mã ngành nghề kinh doanh
Kể từ ngày 20/08/2018 khi đăng ký ngành nghề kinh doanh, doanh nghiệp sẽ lấy theo hệ thống ngành nghề kinh tế Việt Nam trong Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg ngày 06 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ, thay vì quyết định 337/QĐ-BKH như trước đây. Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp khi có sự thay đổi về ngành nghề kinh doanh nếu danh mục ngành nghề đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cũ chưa được mã hoá ngành nghề mã cấp 4 theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg thì khi thay đổi phải đồng thời mã hoá lại các ngành nghề đã được cấp.
Xem thêm về: Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh đầy đủ nhất
Lưu ý khi thay đổi, tăng giảm vốn điều lệ doanh nghiệp
- Theo Luật Doanh nghiệp 2020 các doanh nghiệp được giảm vốn khi đáp ứng điều kiện và chỉ được giảm theo tỷ lệ phần trăm đang sở hữu. Ngoài ra, các doanh nghiệp được phép tăng vốn theo nhu cầu và phải thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày góp vốn.
- Khi tăng hay giảm vốn điều lệ doanh nghiệp cần dựa vào cả yếu tố ngành nghề kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp. Bởi điều này liên quan đến mức vốn pháp định đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện yêu cầu mức vốn tối thiểu. Ngoài ra, khi tăng vốn điều lệ doanh nghiệp lưu ý thủ tục góp vốn bằng chuyển khoản nếu thành viên, cổ đông công ty là pháp nhân, đối với cá nhân nếu có thể thực hiện góp vốn qua tài khoản càng tốt nhưng không bắt buộc.
- Đặc biệt lưu ý tính chịu trách nhiệm của chủ sở hữu vốn góp, mức thuế môn bài. Trong trường hợp việc tăng mức vốn điều lệ làm tăng nghĩa vụ thuế môn bài của doanh nghiệp thì năm kế tiếp doanh nghiệp phải nộp tờ khai thuế môn bài và nộp thuế môn bài theo mức vốn mới.
- Mức thuế môn bài áp dụng cho các loại hình doanh nghiệp cả Việt Nam và có vốn nước ngoài như sau:
- Mức thuế môn bài thấp nhất là 2.000.000 đồng/năm áp dụng nếu doanh nghiệp đăng ký mức vốn điều lệ từ dưới 10 tỷ đồng. Doanh nghiệp có mức vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở lên nộp thuế môn bài là 3.000.0000 đồng/năm.
Lưu ý khi thay đổi cơ cấu vốn góp, cơ cấu thành viên doanh nghiệp
Lưu ý khi chuyển nhượng vốn, cổ phần
Theo quy định Luật Doanh nghiệp hiện nay đối với công ty cổ phần khi thực hiện chuyển nhượng cổ đông thì không cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp tự thực hiện ghi nhận sự chuyển nhượng giữa các cổ đông. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải thực hiện kê khai thuế thu nhập cá nhân chuyển nhượng cổ phần tại chi Cục thuế.
Thuế thu nhập khi chuyển nhượng cổ phần được xác định như chuyển nhượng chứng khoán do đó khi cổ đông chuyển nhượng cổ phần sẽ bị tính thuế thu nhập chuyển nhượng là 0,1% (kể cả khi chuyển nhượng ngang giá).
Lưu ý khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
Theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020 thì hiện nay, công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn có thể có một hoặc nhiều người đại diện. Luật doanh nghiệp 2020 đã bỏ quy định Giám đốc, Tổng giám đốc của công ty không được đồng thời là Giám đốc hoặc Tổng giám đốc của doanh nghiệp khác để phù hợp với nhu cầu thuê giám đốc, tổng giám đốc của các doanh nghiệp hiện nay (trừ giám đốc/Tổng giám đốc trong công ty đại chúng). Trong quá trình hoạt động kinh doanh, có thể vì những lý do chủ quan hoặc khách quan, doanh nghiệp cần tiến hành thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Lưu ý các vấn đề liên quan đến người đại diện theo pháp luật
- Trường hợp người đại diện theo pháp luật cũ đang bị treo mã số thuế thì doanh nghiệp không được thay đổi người đại diện theo pháp luật.
- Người đang quản lý doanh nghiệp hiện đang bị treo mã số thuế thì cũng không thể đăng ký làm người đại diện pháp luật mới của doanh nghiệp.
- Cá nhân từng là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản trong thời hạn từ một đến ba năm, kể từ ngày doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản thì cũng không được làm người đại diện pháp luật mới cho công ty.
- Người đại diện là người đi thuê công ty cần lưu giữ Hợp đồng lao động và quyết định bổ nhiệm với người đại diện mới.
- Trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp làm thay đổi nội dung điều lệ thì trong biên bản họp phải ghi rõ nội dung được thay đổi trong điều lệ doanh nghiệp.
- Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật cần lưu ý việc thay đổi đăng ký thông tin chủ tài khoản ngân hàng, thông báo việc thay đổi cho đối tác và cơ quan bảo hiểm.
- Đối với doanh nghiệp có giấy phép con liên quan đến thông tin người đại diện thì phỉ làm thủ tục thay đổi cho phù hợp với thồn tin người đại diện mới.
- Khi thay đổi người đại diện có gắn liền với việc chuyển nhượng vốn cho người đại diện mới cần lưu ý thủ tục kê khai thế thu nhập cá nhân của người chuyển nhượng.
Xem thêm về: Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty mới nhất
Khuyến nghị của Công ty TNHH SIOLAW
Bài viết trong lĩnh vực trên được chuyên gia của Công ty TNHH SIOLAW thực hiện không nhằm mục đích thương mại.
Bài viết có tham khảo kiến thức từ những nguồn tin cậy khác nhau và mang quan điểm của cá nhân tác giả.
Vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, vui lòng liên hệ Công ty TNHH SIOLAW qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 0833898088 để được giải đáp mọi thắc mắc.
